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KEINE EDV OHNE VERFAHRENSDOKUMENTATION

Abgabenordnung

Die steuerlichen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern sowie zum Datenzugriff (GoBD) haben sich im Zuge der vermehrten Auf- zeichnungen mittels EDV gewandelt. Deren Ein- haltung wird zunehmend von Betriebsprüfern kon- trolliert, Mängel können die Finanzverwaltung zur Zuschätzung von Einnahmen berechtigen.

Verfahrensdokumentation
Die GoBD schreiben zwingend vor, dass für jedes angewandte EDVSystem eine übersichtlich ge- gliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein und aufbewahrt werden muss. Daraus muss hervorgehen, was zum Verständnis der EDV notwendig ist. Die Dokumentation muss verständ- lich und für einen sachverständigen Dritten in an- gemessener Zeit nachprüfbar sein. Sie beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess
z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Ent- stehung, Verarbeitung und Speicherung, dem Wie- derfinden, der maschinellen Auswertbarkeit sowie die Maßnahmen zur Absicherung gegen Fäl- schung und Datenverlusten. Außerdem ist nachzu-

 

weisen, dass die in der Dokumentation beschrie- benen theoretischen Verfahren in der Praxis auch tatsächlich angewendet werden.

Internes Kontrollsystem (IKS)
Zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit der Buch- führung, des Belegwesens, der Prüfung von Ein- gangs- und Ausgangsrechnungen, einer etwaigen Kassenführung und der verwendeten Programme hat man die tatsächliche Handhabung aufzuzeich- nen, zu kontrollieren und deren Durchführung zu protokollieren. Dazu gehört, wer zu welchen Teil- bereichen Zugriff hat, dass Fehlerhinweise beach- tet werden, ob auf Plausibilität geprüft wird, wie Bank- und Kassenbestände abgestimmt werden und wie eine Verfälschung von Programmen, Da- ten und Dokumenten verhindert wird.

Fazit: Haben Sie keine Angst vor der Komplexität der Vorschriften. Eine auch nur einfache Beschrei- bung der Abläufe ist besser, als nichts zu machen.

Autor/Textnachweis: Infomedia News & Content GmbH

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